REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE
Tämä on Kuusaan Talohuolto Ky:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen
(GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 24.05.2018.
1. Rekisterinpitäjä
- Kuusaan Talohuolto Ky
Radanvarsi 8
45910 VOIKKAA
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
- Sirpa Paavolainen p.0400 558 874, sirpa.paavolainen@kuusaantalohuolto.fi
3. Rekisterin nimi
- Asukasrekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
- EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
- Asunto- ja kiinteistöosakeyhtiössä asukasrekisterin pitäminen perustuu henkilötietolaissa säädettyyn
yhteysvaatimukseen (Henkilötietolaki 8§ 1 mom. kohta 5) . Yhtiön ja asukkaan välillä täyttyy tuo
yhteysvaatimus, toisin sanoen asukasluettelon pitämisen perusteena on asukassuhde ja
asukassuhteesta johtuvien tehtävien hoitaminen. - Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on asukassuhde ja asukassuhteesta johtuvien tehtävien hoitaminen.
- Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
- Asunto- ja kiinteistöosakeyhtiössä asukasrekisterin pitäminen perustuu henkilötietolaissa säädettyyn
5. Rekisterin tietosisältö
- Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:
- Asukassuhteen hoitaminen edellyttää, että rekisteriin on merkitty seuraavat tiedot: Asukkaan nimi ja
huoneistonumero, huoneistotiedot (pinta-ala ja huonemäärä), syntymäaika, puhelinnumero,
sähköpostiosoite sekä tiedot asukkaan käytössä olevista palveluista, kuten autopaikasta tai
saunavuorosta. - Lisäksi tallennamme tuotannonohjausjärjestelmäämme tiedot asiakkaan tilaamista palveluista,
asiakaspalautteet sekä yhteydenotot. - Henkilötunnus, laskutus- ja maksutiedot sekä perintään liittyvät tiedot kerätään vain tilanteissa, joissa
laskutus tapahtuu myöhemmin ja lasku osoitetaan asukkaalle itselleen. - Lähtökohtaisesti tietoja säilytetään asukassuhteen keston ajan, jonka jälkeenkin ne voivat olla tarpeen
esimerkiksi laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden takia.
- Asukassuhteen hoitaminen edellyttää, että rekisteriin on merkitty seuraavat tiedot: Asukkaan nimi ja
6. Säännönmukaiset tietolähteet
- Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan pääosin asukkaalta sekä taloyhtiön edustajalta mm. www-
lomakkeilla lähetetyistä viesteistä (muuttoilmoituslomake), sähköpostitse sekä puhelimitse.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n
ulkopuolelle
- Asukkaiden henkilötietoja saa käsitellä vain asukassuhteen hoitoa koskevissa asioissa eikä niitä saa
luovuttaa ulkopuolisille ilman asukkaan antamaa suostumusta, jollei siihen löydy laista johtuvaa
perustetta.
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on
sovittu asiakkaan kanssa.
Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n eikä ETA:n ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
- Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot
suojataan asianmukaisesti. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla
teknisin keinoin suojattu. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien
käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään
luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
- Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia
mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö
haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee esittää
kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä tarkistaa pyynnön esittäjän henkilöllisyyden.
Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa
(pääsääntöisestikuukauden kuluessa).
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
- Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen
rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-
asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt
tulee esittää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.
Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa
(pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).