REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE

Tämä on Kuusaan Talohuolto Ky:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen
(GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 24.05.2018. 

1. Rekisterinpitäjä

• Kuusaan Talohuolto Ky
  Radanvarsi 8
  45910 VOIKKAA 

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö 

• Sirpa Paavolainen p.0400 558 874, sirpa.paavolainen@kuusaantalohuolto.fi 

3. Rekisterin nimi 

• Asukasrekisteri 

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 

• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
  • Asunto- ja kiinteistöosakeyhtiössä asukasrekisterin pitäminen perustuu henkilötietolaissa säädettyyn
    yhteysvaatimukseen (Henkilötietolaki 8§ 1 mom. kohta 5) . Yhtiön ja asukkaan välillä täyttyy tuo
    yhteysvaatimus, toisin sanoen asukasluettelon pitämisen perusteena on asukassuhde ja
    asukassuhteesta johtuvien tehtävien hoitaminen.
  • Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on asukassuhde ja asukassuhteesta johtuvien tehtävien hoitaminen.
  • Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin. 

5. Rekisterin tietosisältö 

• Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:
  • Asukassuhteen hoitaminen edellyttää, että rekisteriin on merkitty seuraavat tiedot: Asukkaan nimi ja
    huoneistonumero, huoneistotiedot (pinta-ala ja huonemäärä), syntymäaika, puhelinnumero,
    sähköpostiosoite sekä tiedot asukkaan käytössä olevista palveluista, kuten autopaikasta tai
    saunavuorosta.
  • Lisäksi tallennamme tuotannonohjausjärjestelmäämme tiedot asiakkaan tilaamista palveluista,
    asiakaspalautteet sekä yhteydenotot.
  • Henkilötunnus, laskutus- ja maksutiedot sekä perintään liittyvät tiedot kerätään vain tilanteissa, joissa
    laskutus tapahtuu myöhemmin ja lasku osoitetaan asukkaalle itselleen.
  • Lähtökohtaisesti tietoja säilytetään asukassuhteen keston ajan, jonka jälkeenkin ne voivat olla tarpeen
    esimerkiksi laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden takia. 

6. Säännönmukaiset tietolähteet 

• Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan pääosin asukkaalta sekä taloyhtiön edustajalta mm. www-
  lomakkeilla lähetetyistä viesteistä (muuttoilmoituslomake), sähköpostitse sekä puhelimitse. 

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n
ulkopuolelle

• Asukkaiden henkilötietoja saa käsitellä vain asukassuhteen hoitoa koskevissa asioissa eikä niitä saa
  luovuttaa ulkopuolisille ilman asukkaan antamaa suostumusta, jollei siihen löydy laista johtuvaa
  perustetta.
  Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on
  sovittu asiakkaan kanssa.
  Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n eikä ETA:n ulkopuolelle. 

8. Rekisterin suojauksen periaatteet 

• Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot
  suojataan asianmukaisesti. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla
  teknisin keinoin suojattu. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien
  käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään
  luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. 

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista 

• Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia
  mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö
  haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee esittää
  kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä tarkistaa pyynnön esittäjän henkilöllisyyden.
  Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa
  (pääsääntöisestikuukauden kuluessa). 

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

• Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen
  rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-
  asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt
  tulee esittää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.
  Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa
  (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).